Kasutusjuhend

See kasutusjuhend on loodud selleks, et aidata teil meie tuleohutuspäeviku rakendust täielikult ära kasutada. Siit leiate juhised kõikide oluliste funktsioonide kohta, alates konto loomisest kuni hoolduste protokollimiseni.

1\. Sissejuhatus ja Alustamine

Konto loomine: Uue konto loomiseks vajutage avalehel nupule "Registreeri". Avaneb vorm, kuhu tuleb sisestada oma täisnimi, e-posti aadress, soovitud kasutajanimi ja parool. Enne konto loomist on oluline tutvuda ja nõustuda ka kasutustingimustega, märkides vastava lahtri. Pärast andmete sisestamist ja nupule "Loo konto" vajutamist oletegi valmis süsteemi kasutama.
Sisselogimine: Olemasoleva kontoga sisselogimiseks vajutage avalehel nupule "Logi sisse". Sisestage oma kasutajanimi ja parool ning vajutage "Logi sisse". Pärast edukat sisselogimist suunatakse teid otse teie isiklikule töölauale, kus näete kohe kõiki olulisi tegevusi.
Parooli taastamine: Kui olete oma parooli unustanud, siis hetkel automaatset taastamise funktsiooni ei ole. Palun võtke meiega ühendust aadressil top@sisters.ee ja aitame teil ligipääsu taastada.

2\. Töölaud: Teie Juhtimiskeskus

"Aktiivsete ülesannete" ülevaade: Töölaud on teie isiklik juhtimiskeskus, mis kuvab koondvaate kõikidest teie hallatavate klientidega seotud olulistest tegevustest. Ülesanded on jaotatud kolme kategooriasse ja tähistatud värvidega: punane tähistab tähtaja ületanud hooldusi, kollane lahendamata ettekirjutusi ja roheline lähiajal saabuvaid hooldusi. Iga kirje juures on otseviide, mis viib teid ühe klikiga vastava ülesande juurde.
Kliendipõhine filter: Kui haldate mitut klienti, võib ülesannete nimekiri minna pikaks. Selleks, et saaksite keskenduda ühe konkreetse kliendi tegevustele, on lehe ülaosas rippmenüü "Filtreeri kliendi järgi". Valides sealt kliendi, kuvatakse töölaual ainult selle kliendiga seotud aktiivseid ülesandeid, mis muudab tööprotsessi oluliselt kiiremaks ja ülevaatlikumaks.
Ootel kutsed: Kui mõni teine süsteemi kasutaja (nt klient) on teid kutsunud oma organisatsiooniga liituma, ilmub teie töölauale kollane teavitus. Selles teavituses on kirjas, milline klient teid kutsus, ning nupud "Nõustu" ja "Keeldu". Kutsega nõustumisel lisatakse see klient teie kliendinimekirja ja te saate ligipääsu tema andmetele vastavalt teile määratud rollile.

3\. Klientide Haldamine

Uue kliendi loomine: Uue kliendi lisamiseks valige menüüst "Minu kliendid" ja vajutage nupule "Loo uus klient". Avaneb vorm, kus saate valida, kas tegemist on ettevõtte või eraisikuga. Ettevõtte puhul sisestage nimi ja registrikood (süsteem pakub Äriregistri andmete põhjal automaatseid valikuid), eraisiku puhul aga nimi ja isikukood. Pärast salvestamist luuakse uus klient tasuta paketis ja teist saab automaatselt selle kliendi administraator.
Kliendi detailvaade: Kliendi nimele vajutades avaneb detailvaade. Lehe paremas servas näete "Paketi info" plokki, mis kuvab kliendi praeguse paketi nime, selle kehtivuse lõpukuupäeva ning hetkeseisu (kasutajate, hoonete ja paigaldiste arvu). Nupule "Uuenda paketti" vajutades saate kliendile tellida kõrgema paketi.

4\. Hoonete Haldamine

Uue hoone lisamine: Uue hoone lisamiseks minge kliendi detailvaatesse ja vajutage "Lisa hoone" nuppu. Vormil saate sisestada hoone nime, aadressi, EHR koodi (kui on olemas), hoone tüübi ja märkused. Aadressi ja EHR koodi väljad kasutavad automaatset täitmist, et leida andmeid avalikest registritest.
Hoone detailvaade: Hoone detailvaade on jaotatud kaheks. Vasakul pool kuvatakse hoone põhiandmed ja manused, paremal pool aga kaks olulist plokki: "Ettekirjutused ja tööplaanid" ning "Tuleohutuspaigaldiste nimekiri". Paigaldiste nimekirja ülaosas on nupud oluliste tegevuste jaoks, nagu "Teosta ühiskontroll" ja "Prindi QR-kleepsud".
Failide lisamine: Iga hoone juurde saate lisada olulisi dokumente, näiteks ehitusprojekti jooniseid, evakuatsiooniplaane või kasutuslubasid. Selleks kasutage "Manused" plokis olevat faili valimise ja üleslaadimise nuppu.

5\. Tuleohutuspaigaldiste Haldamine

Uue paigaldise lisamine: Uue paigaldise lisamiseks minge hoone detailvaatesse ja vajutage "Lisa paigaldis". Avaneb vorm, kus kõige olulisem on valida õige kategooria. Valida saab ainult alamkategooriaid (nt "Pulberkustuti hoones"). Pärast kategooria valimist ja paigaldamise kuupäeva sisestamist genereerib süsteem automaatselt sellele paigaldisele esialgse hooldusgraafiku, tuginedes portaali halduri poolt eelseadistatud mallidele.
Paigaldise kopeerimine: Kui hoones on mitu sarnast paigaldist (nt 10 identset tulekustutit), saate kasutada "Kopeeri" nuppu, et vältida andmete korduvat sisestamist. Kopeerimisel luuakse uus paigaldis, mille nimele lisatakse "(Koopia)", ning sellele kopeeritakse kaasa ka kõik hooldusgraafiku kirjed. Loodud koopiaid saab hilisemas etapis muuta.
Paigaldise kustutamine: Paigaldise kustutamine on pöördumatu tegevus. Kustutamisel eemaldatakse andmebaasist nii paigaldis ise kui ka kogu sellega seotud info: hooldusgraafik, hooldusajalugu ja kõik manused. Enne kustutamist küsib süsteem teilt alati kinnitust.
Failide lisamine: Sarnaselt hoonetega saate ka iga paigaldise juurde lisada spetsiifilisi dokumente, näiteks paigaldusakti, vastavussertifikaati või varasemaid hooldusprotokolle. Selleks kasutage paigaldise detailvaates olevat "Manused" plokki.

6\. Hoolduste ja Ettekirjutuste Teostamine

Hooldusgraafiku haldamine: Iga paigaldise detailvaates näete tabelit "Hooldusgraafik", mis kuvab kõiki tulevasi planeeritud hooldusi. Iga rea juures on nupud hoolduse teostamiseks, selle andmete muutmiseks (nt tähtaja või intervalli muutmine) ja selle eemaldamiseks, kui see ei ole konkreetse paigaldise puhul asjakohane. Nupule "Lisa kohandatud hooldus" vajutades saate lisada uusi, spetsiifilisi hooldustöid, mida mallides ei ole.
Üksiku hoolduse teostamine: Hoolduse teostamiseks vajutage "Teosta" nuppu. See avab protokolli täitmise vormi, kuhu saate märkida teostamise kuupäeva, teostaja nime, staatuse (korras või puudustega), märkused ja lisada faile (nt pilte või allkirjastatud protokolli). Pärast salvestamist luuakse uus kirje hooldusajalukku ja süsteem arvutab automaatselt välja järgmise hoolduse tähtaja.
Neile hooldustele, mida on võimalik teostada hoone valdaja või omaniku poolt (nt tulekustuti kvartaalne vaatlus), on võimalus printida QR-koodid ja paigutada need seadmele. QR-koodi skännimine viib teid otse vastava töö vormile.
Ühiskontrolli teostamine: Kui soovite teostada sama tüüpi hoolduse mitmele paigaldisele korraga (nt kõikide tulekustutite kontroll), minge hoone detailvaatesse ja vajutage "Teosta ühiskontroll". Avaneb leht, kus saate sisestada ühised andmed (teostaja, kuupäev jne) ja valida nimekirjast kõik paigaldised, mida see hooldus puudutas. See säästab oluliselt aega, kuna te ei pea iga paigaldise juures eraldi andmeid sisestama.
Ettekirjutuste ja tööplaanide haldamine: Hoone detailvaates saate "Lisa uus" nupuga lisada uusi ettekirjutusi või planeeritud töid. Pärast ettekirjutuse salvestamist ilmub see nimekirja. Selle detailvaatesse sisenemiseks klikkige kirjelduse peale. Seal saate lisada märkusi ja faile ning pärast töö teostamist märkida selle lahendatuks, lisades lahenduse kirjelduse.

7\. Kasutajate ja Ligipääsude Haldamine

Uue kasutaja kutsumine: Uue kasutaja lisamiseks kliendi juurde minge kliendi detailvaatesse ja vajutage "Kutsu kasutaja". Avaneb vorm, kuhu tuleb sisestada kutsutava e-posti aadress ja määrata talle roll (organisatsiooni administraator või tavakasutaja). Pärast kutse saatmist ilmub see kasutaja töölauale, kui ta logib sisse sama e-posti aadressiga.
Rollide muutmine ja kasutajate eemaldamine: Kliendi detailvaates näete kasutajate nimekirja. Iga kasutaja juures on ikoonid rolli muutmiseks ja kasutaja eemaldamiseks. Kasutaja eemaldamine tühistab tema ligipääsu ainult sellele konkreetsele kliendile, kuid ei kustuta tema põhikontot. Turvalisuse kaalutlustel ei saa te iseennast kliendi juurest eemaldada.